วิธีติดตามวันหมดอายุเอกสารแรงงานต่างด้าวไม่ให้หลุด: ใช้ Excel หรือใช้ระบบ

ทำไมวันหมดอายุเอกสารแรงงานต่างด้าวถึงหลุดบ่อย

แรงงานหนึ่งคนไม่ได้มีวันหมดอายุแค่วันเดียว มีทั้งหนังสือเดินทาง วีซ่า ใบอนุญาตทำงาน บัตรชมพู ประกันสุขภาพ และนัดรายงานตัว 90 วัน แต่ละเรื่องอยู่คนละหน่วยงาน และมีกติกาเรื่องเวลาไม่เหมือนกัน พอมีแรงงานหลายสิบคน วันเหล่านี้ก็ทับกันจนตามไม่ทัน

ใช้ Excel ติดตามเอกสารแรงงานต่างด้าวอย่างไรให้ได้ผล

Excel หรือสเปรดชีตยังใช้ได้ดีสำหรับบริษัทที่มีแรงงานไม่มาก ถ้าวางโครงไฟล์ให้ถูกตั้งแต่แรก วิธีที่ได้ผลมีดังนี้

1. หนึ่งแถวต่อแรงงานหนึ่งคน และหนึ่งคอลัมน์ต่อวันหมดอายุหนึ่งเรื่อง เช่น หนังสือเดินทาง วีซ่า ใบอนุญาตทำงาน บัตรชมพู ประกันสุขภาพ วันครบกำหนด 90 วัน
2. เก็บวันที่เป็นชนิดวันที่จริง ไม่พิมพ์เป็นข้อความ และใช้ปีแบบเดียวทั้งไฟล์ จะ พ.ศ. หรือ ค.ศ. ก็ได้ แต่ห้ามปนกัน
3. เพิ่มคอลัมน์จำนวนวันที่เหลือ คำนวณจากวันหมดอายุลบด้วยวันนี้ (ฟังก์ชัน TODAY)
4. ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ระบายสีตามช่วงวันที่เหลือ ให้เปิดไฟล์แล้วเห็นแถวที่ต้องรีบทำทันที
5. เพิ่มคอลัมน์วันเข้าประเทศครั้งล่าสุด และคำนวณวันครบกำหนด 90 วันจากคอลัมน์นี้ ทุกครั้งที่แรงงานกลับเข้าประเทศให้แก้วันนี้ก่อน
6. เพิ่มคอลัมน์ผู้รับผิดชอบ และสถานะ เช่น ยังไม่เริ่ม กำลังเตรียมเอกสาร ยื่นแล้วรอผล
7. ตั้งรอบตรวจไฟล์ประจำ เช่น ทุกวันจันทร์ และให้มีคนเดียวเป็นเจ้าของไฟล์หลัก

ควรตั้งเตือนล่วงหน้ากี่วันดี

ไม่มีตัวเลขเดียวที่ใช้ได้กับทุกเอกสาร เพราะบางเรื่องต้องตรวจสุขภาพ เตรียมประกัน หรือรอผลจากสองหน่วยงาน วิธีที่ใช้ได้จริงคือแบ่งเป็นชั้น แล้วกำหนดว่าแต่ละชั้นต้องทำอะไร

สำหรับรายงานตัว 90 วัน ให้ใช้ช่วงยื่นของ ตม. เป็นหลัก คือเริ่มยื่นได้ 15 วันก่อนวันครบกำหนด จึงควรตั้งเตือนตอนเข้าช่วงนี้พอดี

Excel เริ่มไม่พอเมื่อไร

• มีหลายคนแก้ไฟล์เดียวกัน แล้วเริ่มมีไฟล์สำเนาหลายฉบับจนไม่รู้ว่าฉบับไหนล่าสุด
• ดูแลแรงงานให้หลายบริษัทลูกค้า และต้องแยกข้อมูลแต่ละบริษัทออกจากกัน
• ต้องคอยไล่ทักแรงงานทีละคนเพื่อขอรูปเอกสารใหม่
• ลืมแก้วันเข้าประเทศหลังแรงงานกลับบ้าน ทำให้วันครบกำหนด 90 วันผิดทั้งแถว
• เปิดไฟล์ไม่ทุกวัน จึงไม่มีใครเห็นเอกสารที่เพิ่งเข้าช่วงวิกฤต
• ต้องกรอกแบบฟอร์ม ตม. ซ้ำจากข้อมูลที่มีในไฟล์อยู่แล้ว

ระบบจัดการแรงงานต่างด้าวที่ดีควรมีอะไร

เมื่อทะเบียนแรงงานต่างด้าวใน Excel ยาวขึ้นจนดูแลไม่ไหว ระบบที่ช่วยแจ้งเตือนเอกสารแรงงานต่างด้าวได้จริงควรมีอย่างน้อยเรื่องเหล่านี้

• เก็บเอกสารครบทุกชนิดของแรงงานแต่ละคนไว้ในแฟ้มเดียว
• คำนวณวันที่เหลือและเปลี่ยนสีให้เอง โดยไม่ต้องเปิดไฟล์
• ส่งแจ้งเตือนไปหาคนที่ต้องทำงาน ผ่านช่องทางที่ทีมใช้อยู่ทุกวัน
• เข้าใจกติกาเฉพาะเรื่อง เช่น การนับ 90 วันใหม่หลังกลับเข้าประเทศ หรือช่วงที่วีซ่าอยู่ระหว่างพิจารณา
• นำเข้าข้อมูลเดิมจาก Excel ได้ โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่
• แยกข้อมูลแต่ละบริษัทชัดเจน ถ้าเป็นเอเจนซี่ที่ดูแลลูกค้าหลายราย

ใช้ระบบช่วยติดตาม

ImmiSync เก็บเอกสาร 8 ประเภทต่อแรงงานหนึ่งคน ได้แก่ หนังสือเดินทาง วีซ่า ใบอนุญาตทำงาน บัตรชมพู (พร้อมวันสิ้นสุดประกันสุขภาพ) ตม.30 ตม.47 ประกันสังคม และเอกสารอื่น เอกสารที่มีวันหมดอายุแสดงสีตามวันที่เหลือแบบเดียวกับตารางด้านบน คือหมดอายุ, 0 ถึง 7 วัน, 8 ถึง 15 วัน, 16 ถึง 30 วัน และ 31 ถึง 90 วัน

วันครบกำหนด 90 วันนับใหม่จากวันเข้าเมืองครั้งล่าสุดใน ตม.30 ให้เอง วีซ่าที่ตั้งว่าอยู่ระหว่างพิจารณาจะงดเตือนอยู่เกินกำหนดจนถึงวันที่กำหนดไว้ แจ้งเตือนผ่าน LINE Official Account ของบริษัทคุณเอง แรงงานสแกน QR ของ Worker Pass เพื่อดูสถานะเอกสารของตัวเองได้ และนำเข้าข้อมูลจาก Excel ด้วยไฟล์ตัวอย่างของระบบ โดยระบบแปลงปี พ.ศ. ให้อัตโนมัติ เริ่มใช้ฟรีได้ 15 แรงงาน 2 ผู้ใช้ ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต